Sáng tạo trong tổ chức sự kiện

– Tổ chức Event là một nghành đang phát triển mạnh ở Việt Nam, tuy nhiên nó vẫn còn nhiều sự lôm côm, bất cập khiến cho còn rất lâu nữa người ta mới nghĩ đến việc đưa ngành Event ở Việt Nam bắt kịp các nước tiên tiến trên thế giới.

Agency lười suy nghĩ

Các Event ở Việt Nam, ngoại trừ một số sự kiện lớn được đầu tư quy mô về ý tưởng và công nghệ, hầu hết đều quanh đi quẩn lại với một số ý tưởng, hoạt động quen thuộc. Chẳng hạn như Event cho teen thì phải có chụp hình, nhảy múa Hip hop hay tiết mục ký tên tặng ảnh của thần tượng, Event khánh thành thì nhất định phải cắt băng khánh thành, múa lân… Ngay cả những thứ nhỏ nhặt như quà tặng cũng không có gì là sáng tạo: tham dự hội thảo thì thường được nhận kỷ niệm chương, sổ, viết…, khách đem về trưng đầy tủ hay cho, biếu, tặng lại ai thì nhà tổ chức cũng không cần biết, cứ coi như đã làm xong nhiệm vụ tặng quà.

tổ chức hội thảo

tổ chức hội thảo

tổ chức sự kiện hà nội

tổ chức sự kiện hà nội

Có nhiều nguyên nhân dẫn đến “tính ì” của Agency khi suy nghĩ Concept và ý tưởng cho một sự kiện.

Do thị hiếu và yêu cầu của khách hàng và người tham dự trong Event – một ngành còn non trẻ ở Việt Nam – chưa được nâng cao, nhiều Agency chủ yếu đặt nặng kinh nghiệm của công ty, giá cả hay mối quan hệ với khách hàng trong việc đấu thầu và thắng thầu tổ chức Evemt, họ cho rằng đó là những yếu tố tiên quyết để đem về hợp đồng cho họ chứ không phải những ý tưởng bay bổng xa xôi.

Người làm Event cũng không chịu khó và nhanh nhạy trong việc áp dụng các ý tưởng, công nghệ mới. Có những người chuyên làm hoạt động creative nhưng lại lười biếng đi tham dự các Event khác để học hỏi, mở mang kiến thức và tìm tòi các ý tưởng mới cho việc sáng tạo Concept, Theme… trong Event của mình. Họ cũng ngại tìm hiểu về việc thi công, các chất liệu, việc phối màu sắc hay cập nhật các công nghệ mới… để có thể tìm ra những phương hướng thực thi ý tưởng cho Event nên nhiều người trong số họ thường nghĩa ra những ý tưởng bay bổng nhưng rất khó ứng dụng vào thực tế. Anh Trần Đức Mậu – công ty VnTouch, một nhà cung cấp các giải pháp tương tác đa điểm trong Event chia sẻ: “Hiện nay mặc dù công ty của chúng tôi đang ở Hà Nội và chào hàng cho nhiều công ty tổ chức sự kiện ngoài Hà Nội nhưng hầu hết khách hàng là ở trong Tp.HCM, còn các agency ngoài Hà Nội cũng khá e dè với các công nghệ mới như thế này. Nhìn chung người làm Event chưa biết đến dịch vụ của chúng tôi nhiều, đa phần là do khách hàng đã từng tham dự các Event do các Agency nước ngoài tổ chức, họ muốn ứng dụng các công nghệ tương tự tại Việt Nam nên yêu cầu agency sử dụng, lúc đó các Agency mới tìm tòi và liên hệ với chúng tôi để thuê dịch vụ”.

Một Event sử dụng projector và máy chiếu hologram để tạo hiệu ứng

sân khấu lung linh ở Dubai. Ảnh: Minh Mập

Người làm công việc sáng tạo trong tổ chức sự kiện nên là người đi nhiều, biết nhiều. Chị Lâm Thị Minh Quân –Concept and Strategic Planning Director của Golden Event – chia sẻ: “Tôi thường xuyên online, la cà ở các quán cà phê xinh đẹp, hoặc lang thang đâu đó trong các chuyến đi xa. Tôi rất ít đến công ty, chủ yếu chỉ có mặt để đi họp khách hàng hoặc brainstorm ý tưởng mới với team thôi. Tôi đặc biệt thích đi nước ngoài và tham dự những Event được tổ chức ở các nước đó, tôi học hỏi được rất nhiều về ý tưởng và công nghệ mà họ ứng dụng và những sự kiện họ làm. Chính vì vậy những ý tưởng mà tôi đề xuất cho các sự kiện thường được khách hàng yêu thích và đánh giá cao”. Có một thực tế là cho đến nay, nhiều thuật ngữ công nghệ như Interactive, hologram… vẫn còn gây “lùng bùng lỗ tai” cho rất nhiều người làm Event, họ chỉ quanh quẩn với những ý tưởng cũ được sao chép từ Event này qua Event khác mà không mạnh dạn tiếp cận các kiến thức, công nghệ… đang thay đổi từng ngày trên thế giới.

Thêm vào đó, như nhiều người làm công việc sáng tạo trong tổ chức sự kiện tâm sự, họ cảm thấy bị bào mòn chính mình sau một thời gian làm việc tại Event Agency, nhất là ở những Agency nhỏ với xác suất thắng cuộc trong các cuộc đấu thầu làm Event không cao. Một số thành viên chia sẻ trên diễn đàn tổ chức sự kiện www.f-event.com.vn: “Ban đầu tôi rất hào hứng sáng tạo các ý tưởng cho Event của mình, nhưng cuối cùng proposal đó lại không thắng thầu, vì vậy mà công sức đào sâu suy nghĩ coi như đổ sông đổ biển. Tiếc ý tưởng của mình, lần sau có một Event nào đó tương tự, tôi lại sao chép ý tưởng đó vào, cứ như vậy, việc suy nghĩ sáng tạo và viết proposal lâu dần sẽ trở thành một quá trình xào nấu proposal. Người làm sáng tạo cũng e ngại suy nghĩ cái mới vì cơ hội proposal thắng thầu không cao, nếu đầu tư quá thì sẽ mất công cho họ. Cứ như vậy, làm chừng 2, 3 năm là người làm creative đã giống như một cái mỏ cạn kiệt, làm việc một cách ì ạch hoặc đổi ngành”.

Nhưng một phần khá lớn gây nên tâm lý ì ạch của Agency đến từ khách hàng. Do giới hạn về ngân sách, một số khách hàng chỉ yêu cầu agency thực hiện những Event chất lượng chấp nhận được, miễn là thu hút được khách đến để họ quảng bá hoặc bán hàng, không có yêu cầu cao về những yếu tố mới lạ, thu hút, kết quả là hàng loạt Event mờ nhạt ra đời. Một số khách hàng thì chưa có kỹ năng và kiến thức để chia sẻ những mong muốn của mình dành cho Event, dẫn đến những gì Agency đề xuất thường không đúng như ý tưởng của họ, một số thì cảm thấy ngại ngần chia sẻ giới hạn ngân sách của mình cho Agency liệu cơm gắp mắm. Cuối cùng, sau khi Agency tung ra một proposal với ý tưởng to tát và ngân sách cũng hoành tráng không kém thì khách hàng bắt đầu vã mồ hôi và yêu cầu cắt giảm hết.

Công nghệ ít cập nhật

Tuy rằng có nhiều nguyên nhân chủ quan đến từ Agency, nhưng cũng cần thừa nhận rằng nhiều điều kiện tại Việt Nam chưa cho phép áp dụng các sản phẩm, công nghệ tiên tiến, tạo màu sắc mới lạ cho Event.

Có nhiều công nghệ đã phổ biến trên thế giới, cho phép mang đến những hiệu ứng hoành tráng và hoạt động mới mẻ trong Event hiện vẫn chưa thể tìm thấy ở Việt Nam. Các nhà cung cấp cho sự kiện cũng không mấy mặn mà với việc cập nhật những sản phẩm, công nghệ mới cho event, một phần do giá thành nhập khẩu quá cao làm cho thời gian thu hồi vốn kéo dài, một phần do chưa có nhiều người làm Event biết đến để sử dụng. Nhiều công ty, nhà cung cấp chưa chú trọng việc tự nghiên cứu, phát triển sản phẩm, công nghệ mới lạ phục vụ cho Event, vì vậy, hoặc là họ phải nhập khẩu, hoặc là đề xuất cho khách hàng quanh đi quẩn lại những thiết bị đã cũ kỹ, lạc hậu.

Tiết mục biểu diễn laser nghệ thuật của công ty Tân Hữu Tài cung cấp

Nhà cung cấp các công nghệ mới tại Việt Nam cũng chưa nhiều và họ cũng chưa biết cách tiếp cận hiệu quả khách hàng tiềm năng, dẫn đến là nhiều công ty sự kiện có nhu cầu về sản phẩm, công nghệ nào đó nhưng không biết tìm kiếm nhà cung cấp đó ở đâu, thậm chí còn không biết là họ đã có mặt tại Việt Nam. Nhiều sản phẩm, công nghệ, do chưa có nhiều nhà cung cấp cạnh tranh nên nhà cung cấp mang tính “độc quyền”, mặc sức làm cao khiến cho các Agency phải chạy theo họ và chấp nhận chất lượng dịch vụ và giá cả không như mong đợi.

Vướng mắc về thủ tục, giấy tờ

Nhiều lý do liên quan đến chính trị, an ninh hoặc những nhiêu khê trong thủ tục cấp phép cũng khiến các Agency ngần ngại tạo các điểm nhấn đột phá trong Event của mình. Chẳng hạn như việc bắn pháo bông tầm thấp hay sử dụng trực thăng trong tổ chức sự kiện, việc thẩm định và cấp phép không hề đơn giản, việc tổ chức Event đông người ở những địa điểm nhạy cảm cũng là vấn đề hết sức khó khăn, chỉ một số ít “cò giấy phép” có quan hệ mới có thể xin được và họ thường hét giá rất cao. Nhiều Event có concept hay cách thể hiện táo bạo thường e ngại việc bị đánh giá là vi phạm thuần phong mỹ tục tại Việt Nam, chẳng hạn như việc trưng bày nhân tượng hay vẽ body painting trên cơ thể “ít vải” tại nơi công cộng, cơ quan chức năng không bao giờ cấp phép, agency nào muốn làm chỉ có cách làm chui. Nhiều Event với cờ quạt, trống kèn ầm ĩ, gây chú ý, thu hút cho đông đảo công chúng thì cũng nơm nớp lo sợ sẽ bị cơ quan chức năng yêu cầu giải tán vì làm mất trật tự công cộng.

Hầu hết người làm Event đều mong muốn các cơ quan chức năng có những quy định rõ ràng về những trường hợp nào được phép làm và không được phép làm, và những giới hạn nào là có thể chấp nhận được. Hiện nay, những quy định còn chưa cụ thể, rõ ràng trong luật vừa làm cho người tổ chức sự kiện gặp nhiều khó khăn trong việc xin phép hoạt động, vừa tạo kẽ hở cho những tiêu cực trong việc cấp phép, xử lý vi phạm. Chị Thu Lan, một người làm Event lâu năm bình luận: “Bây giờ làm Event táo bạo không khác nào đi xe mà không đội nón bảo hiểm, vừa đi vừa phải hồi hộp, lấm lét quan sát công an giao thông, và khi bị xử lý vi phạm thì chỉ biết chép miệng “Hên xui!”

Rate this post

Add a Comment

Your email address will not be published.

http://www.xemayvn.co/

http://www.xemayvn.co/2017/08/nhong-sen-dia-nhong-xich.html